Prise en charge des frais et avantages en nature Les conséquences sociales et fiscales (L’activité Immobilière – n°858)

Les frais professionnels et les avantages en nature représentent deux postes de dépenses pour les employeurs.

Néanmoins, ces deux notions ne doivent pas être confondues.

Les frais professionnels sont des dépenses faites par le salarié qui lui sont ensuite remboursées par l’employeur comme par exemple, des frais de restauration, de déplacement ou vestimentaires.

Les avantages en nature quant à eux, sont des prestations fournies par l’employeur au salarié.

Les frais professionnels et les avantages en nature font l’objet d’un traitement différencié concernant la rémunération du salarié et les règles de prélèvements sociaux.

I- Les frais professionnels

Concernant tout d’abord les frais professionnels, ces derniers peuvent être définis comme les remboursements effectués par l’employeur des dépenses inhérentes à l’emploi lorsque ces dernières ont imposé, dans l’exécution du contrat de travail, une charge supérieure à celles liées à la vie courante du salarié.

L’employeur a l’obligation de rembourser les frais professionnels, il ne peut pas les imputer sur la rémunération du salarié.

Ils n’ont pas la nature de salaire et ne sont pas assujettis aux cotisations sociales, à la contribution sociale généralisée (CSG) et à la contribution au remboursement de la dette sociale (CRDS).

Ils sont également exonérés d’impôts sur le revenu.

1) Les modalités de remboursement des frais professionnels

Le remboursement de ces frais peut prendre les deux formes suivantes :

1. a) L’indemnisation des frais professionnels sur la base des dépenses réellement engagées

Certaines dépenses ne peuvent être indemnisées que sur la base des dépenses réellement engagées pour avoir la qualification de frais professionnels.

Les remboursements sont exclus de la base de calcul des cotisations si l’employeur est en mesure de prouver que le salarié a été ou est contraint d’engager ces frais supplémentaires dans l’exercice de ses fonctions et de produire les justificatifs de ces frais.

Il n’y a pas de limite d’exonération puisqu’il s’agit de remboursement au réel.

 

 

1. b) L’indemnisation des frais professionnels sous la forme d’allocation forfaitaire

Dans le cas où l’employeur décide de verser une indemnité forfaitaire, il doit simplement pouvoir démontrer que l’application des allocations versées au salarié correspondent aux situations de fait.

Les dépenses doivent revêtir un caractère professionnel. Il convient de justifier les circonstances de fait à l’origine des frais engagés.

Lorsque les allocations versées sont supérieures aux limites d’exonération, deux situations sont possibles :

– Si l’employeur n’établit pas les circonstances de fait, l’allocation versée est réintégrée dans l’assiette dès le premier euro car c’est alors un complément de rémunération ;

– Si les circonstances de fait sont établies, la fraction excédentaire est exclue de l’assiette des cotisations si l’employeur prouve que l’allocation a été utilisée conformément à son objet en produisant les justificatifs.

2) Les différents frais professionnels

1. a) Les frais de nourriture

Doivent être assimilés à des frais professionnels, toutes les dépenses supplémentaires engagées afin de s’alimenter à l’heure habituelle du déjeuner par des salariés qui se trouvent en déplacement pour leur travail ou sur un chantier hors des locaux de l’entreprise lorsqu’ils sont dans l’impossibilité de regagner leur résidence.

Il convient de distinguer deux situations :

1) Lorsque les circonstances ou les usages de la profession ne conduise pas le salarié à prendre ce repas au restaurant :

L’employeur peut exclure cette indemnité de l’assiette des prélèvements sociaux pour la fraction qui n’excède pas 10,10 euros au 1er janvier 2024.

2)  Lorsque les circonstances ou les usages de la profession conduisent le salarié à prendre ce repas au restaurant.

L’employeur peut exclure cette indemnité de l’assiette des prélèvements sociaux pour la fraction qui n’excède pas 20,70 euros (valeur au 1er janvier 2024).

1. b) Frais d’utilisation d’un véhicule personnel à des fins professionnelles

Lorsqu’un salarié est contraint d’utiliser son véhicule personnel à des fins professionnelles, son employeur peut lui rembourser une indemnité forfaitaire kilométrique.

L’employeur doit justifier de l’existence de déplacements professionnels et du nombre exact de kilomètres parcourus.

Dans ce cas, les indemnités kilométriques peuvent être déduites par l’employeur dans les limites fixées par les barèmes kilométriques annuellement publiés par l’administration fiscale. En cas d’utilisation d’un véhicule électrique, le montant de l’indemnité kilométrique est majoré de 20%.

Lorsque le salarié est contraint d’utiliser son véhicule pour des déplacements professionnels, les frais générés par le stationnement ont la nature de frais professionnels supplémentaires.

1. c) Frais de transport domicile/lieu de travail

La loi de financement de la sécurité sociale de 2009 a réglementé la prise en charge pour les employeurs d’Ile-de-France à hauteur de 50% minimum le coût des titres d’abonnements de transports publics souscrits par les salariés dans le but d’effectuer leurs déplacements entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail.

Cette prise en charge de 50% est exonérée d’impôt sur le revenu et de cotisations et contributions sociales.

La prime en charge des frais de transports est exonérée dans la limite de 700 euros par an.

En cas de cumul d’une prime sur les transports en commun et le carburant, le montant total exonéré est limité à 700 euros dans la limite de 400 euros pour les frais de carburant.

Les salariés qui utilisent leur véhicule personnel, qui achètent des tickets ou billets ordinaires et qui n’exposent pas de frais de transport ne peuvent bénéficier de cette prise en charge.

1. d) Frais de grand déplacement

L’employeur peut également rembourser des frais professionnels de grand déplacement qui peuvent entraîner des dépenses supplémentaires pour les salariés notamment de nourriture et de logement.

En outre, cela s’applique dès lors que le salarié est empêché de regagner sa résidence lorsque :

– La distance séparant le lieu de résidence du lieu de déplacement est au moins égale à 50 kilomètres.

– Et que les transports en commun ne permettent pas de parcourir cette distance dans un temps inférieur à une heure trente.

Toutefois, la situation de grand déplacement n’est pas admise si :

– Le salarié a été embauché pour effectuer une mission ponctuelle dans une localité éloignée de leur domicile

– Le salarié résidant avec sa famille en province, doit se rendre dans des locaux situés en région parisienne pour préparer des missions pendant une période de 12 à 24 mois qui précède un départ à l’étranger.

Les allocations forfaitaires perçues ne doivent pas dépasser les limites fixées par l’arrêté du 20 décembre 2002.

Dans le cas contraire, l’employeur doit justifier de la réalité des dépenses engagées (certificat de domicile du salarié, quittance de loyer, pièce d’identité)

1. e) Les frais de mobilité

Pour pouvoir prétendre au remboursement des frais de mobilité, cela suppose qu’il y est un changement de lieu de résidence lié à un changement de poste de travail du salarié dans un autre lieu de travail.

Le salarié est présumé être placé dans cette situation lorsque :

• La distance séparant l’ancien logement du lieu du nouvel emploi est au moins égal à 50 kilomètres
• Et que cette distance entraîne un temps de trajet égal à 1 heures 30 (aller ou retour).

Les deux conditions sont cumulatives.

Néanmoins, lorsque le critère de la distance n’est pas rempli, le salarié peut toujours en bénéficier si le temps de son trajet (aller simple) est au moins égal à 1 heures 30 peu importe le mode de transport choisi.

Peuvent être qualifiées de frais professionnels les dépenses résultant d’une mutation définitive imposée par l’employeur au sein de l’entreprise ou du groupe, d’un changement de poste, au sein de l’entreprise ou du groupe, demandé par le salarié, d’un changement de poste temporaire demandé par le salarié ou l’employeur, de l’affectation du salarié à l’étranger ou alors d’une embauche en contrat à durée déterminée ou indéterminée dès lors où le changement de lieu de résidence ne relève pas d’une pure convenance personnelle du salarié.

Ces situations peuvent résulter soit de contraintes familiales (prise en compte de l’activité du conjoint ou du partenaire, état de santé, scolarité des enfants …) ou soit de contraintes liées à l’emploi (difficulté et précarité de la zone d’emploi, déménagement de l’entreprise, multi-emploi …).

La prise en charge par l’employeur de tout ou partie des dépenses résultant du changement de résidence peut être exclue de l’assiette de cotisation de l’employeur.

Les frais professionnels peuvent être indemnisés en fonction d’un forfait ou en fonction des frais réellement engagés sous condition d’un justificatif.

1. f) Les frais liés au télétravail

Le télétravail peut être défini comme toute forme d’organisation du travail qui est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication dans le cadre d’un contrat de travail ou d’un avenant à celui-ci.

Les frais engagés par le salarié en situation de télétravail sont considérés comme des charges de caractère spécial inhérentes à la fonction ou à l’emploi.

Le télétravailleur a les mêmes droits que le salarié qui exécute son travail dans les locaux de l’entreprise.

De ce fait, l’employeur peut rembourser ses frais professionnels incluant les frais liés directement à l’exercice du télétravail, notamment le coût des matériels, logiciels, abonnements, communications et outils, ainsi que de la maintenance de ceux-ci sous justificatifs.

II- Les avantages en nature

L’avantage en nature peut être défini comme toutes prestations (biens ou services) fournies par l’employeur au salarié pour son usage privé, gratuitement ou moyennant une participation inférieure à leur valeur réelle.

L’avantage en nature permet au salarié de faire l’économie de frais qu’il aurait dû normalement supporter.

L’avantage en nature à une nature de salaire. De ce fait, il est assujetti aux cotisations sociales, à la contribution sociale généralisée (CSG) et à la contribution au remboursement de la dette sociale (CRDS) et rentre également dans l’assiette assujettie à l’impôt sur le revenu.

Ayant généralement le caractère d’accessoire au salaire, ces derniers doivent figurer sur le bulletin de salaire du salarié en valeur brute au niveau du salaire soumis à cotisations.

La mise à disposition peut être gratuite ou moyennant une participation du salarié inférieure à leur valeur réelle.

1) Les modalités de remboursement de l’avantage en nature

Le remboursement de ces frais peut prendre les deux formes suivantes :

1. a) L’indemnisation de l’avantage en nature sur la base des dépenses réellement engagées

La valeur réelle est déterminée sur la base de l’économie réalisée par les salariés en bénéficiant.

Dès lors que l’avantage est évalué en valeur réelle, le montant peut être inférieur à l’évaluation forfaitaire fixée sous réserve de la production de justificatifs.

1. b) L’indemnisation de l’avantage en nature sous la forme d’allocation forfaitaires

L’arrêté du 10 décembre 2022 prévoit un système de forfait minimal pour les principaux avantages en nature tels que la nourriture, le logement, le véhicule et les outils issus des nouvelles technologies de l’information et de la communication.

Des montants supérieurs peuvent être prévus par la convention ou l’accord applicable à l’activité professionnelle considérée ou par des montants supérieurs fixés par un commun accord entre le salarié et l’employeur.

Lorsque la convention ou l’accord collectif ou le commun accord entre les parties prévoit une évaluation forfaitaire inférieure, celle-ci ne peut être retenue. C’est une règle générale d’ordre public.

2) Les différents avantage en nature

1. a) Avantage en nature sous la forme de nourriture

Lorsque l’avantage en nature est le fait pour l’employeur de fournir gratuitement la nourriture à un salarié, ce dernier est évalué de façon forfaitaire au 1er janvier 2024 à 5,35 euros pour un seul repas et 10,70 euros par journée.

Cet avantage se distingue du remboursement sous forme d’allocations forfaitaires des frais engagés par le salarié pour se nourrir lors d’un déplacement professionnel.

La première illustration est celle des titres-restaurants. La participation de l’employeur à l’acquisition d’un titre restaurant est exonérée de cotisation de sécurité sociale dans la limite d’un montant prévu par l’article 81-19° du code général des impôts soit 7,18 euros au 1er janvier 2024 lorsque le montant de cette participation est compris entre 50 et 60% de la valeur du titre restaurant.

Les salariés en télétravail à domicile, nomades ou en bureau satellite doivent également bénéficier de cet avantage.

La deuxième illustration est le cas des salariés nourris en cantine ou en restaurant d’entreprise géré ou subventionné par l’employeur ou le comité social et économique.

Dans ce cas, la fourniture de repas à la cantine de l’établissement moyennant une participation des salariés constitue un avantage en nature.

L’employeur supporte en partie la charge sociale de cet avantage qui doit être réintégré dans l’assiette de cotisation pour un montant évalué à la différence entre le montant du forfait avantage nourriture évaluée à 4 euros par repas et 8 euros pour la journée par l’arrêté du 10 décembre 2022 et le montant de la participation personnelle du travailleur salarié.

1. b) Avantage en nature sous la forme de la mise à disposition d’un logement

La mise à disposition d’un logement à titre gratuit ou en contrepartie d’une faible participation du salarié, non assimilable à un loyer, constitue un avantage en nature à inclure dans l’assiette des cotisations de sécurité sociale.

En cas d’usage à la fois professionnel et privé du logement, l’avantage en nature se limite à la partie utilisée à titre privé.

Lorsque l’employeur fournit le logement à son salarié, cet avantage est évalué soit de façon forfaitaire par application d’un barème de huit tranches (déterminés par l’eau, le gaz, le chauffage, l’électricité ect…) soit à la valeur locative servant à l’établissement de la taxe d’habitation.

Lorsque le règlement du loyer est pris en charge par l’employeur, cet avantage doit être considéré comme un avantage en nature dès lors que l’employeur, titulaire du bail locatif, loge gratuitement le salarié.

Lorsque le bail est au nom du salarié, l’avantage est un avantage en espèce. Les sommes prises en charge pour le compte du salarié par l’employeur devront être assujettie aux cotisations et contribution de sécurité sociale.

1. c) Avantage en nature sous forme de mise à disposition d’un véhicule

L’utilisation privée d’un véhicule mis à disposition du salarié par l’employeur de façon permanente constitue un avantage en nature.

La mise à disposition permanente n’est pas retenue dès lors que le salarié doit restituer le véhicule en dehors de ses périodes de travail et lors de ses périodes de congés payés.

Dans ce cas, il n’y a pas d’avantage en nature. Il en est de même lorsque le salarié dispose en permanence d’un véhicule mais a l’interdiction de l’utiliser pendant le repos hebdomadaire et durant les périodes de congés payés.

L’estimation de cet avantage en nature est évaluée forfaitairement ou peut être calculée, sur option de l’employeur, sur la base des dépenses réellement engagées.

L’option est laissée au choix de l’employeur et ce dernier à la faculté de changer l’option en fin d’exercice annuel.

1. d) Avantage en nature sous forme de mise à disposition d’outils des nouvelles technologies d’information et de communication (NTIC)

L’employeur peut mettre à disposition de son salarié, dans le cadre de son activité professionnelle, des outils issus des nouvelles technologies de l’information et de la communication (NTIC) et l’autoriser à les utiliser à titre privé (téléphone, ordinateurs, progiciels, connexion internet, télécopieur).

L’usage privé de ces outils constitue un avantage en nature.

L’avantage résultant de l’usage privé est évalué, sur option de l’employeur, sur la base des dépenses réellement engagées ou sur la base d’un forfait en pourcentage du coût d’achat de ces outils ou, le cas échéant, de l’abonnement, toutes taxes comprises.

L’option est laissée au choix de l’employeur et est modulable pour l’année entière écoulée, salarié par salarié.

Il convient de souligner qu’il peut également y avoir des avantages en nature relatifs à la pratique du sport en entreprise ou encore par le bénéfice de réduction tarifaire sur des produits réalisés ou vendus par l’entreprise.

 

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Dans la mesure où les règles comptables et fiscales évoluent avec les lois de finance, nous recommandons le recours à des professionnels pour la détermination du statut des frais et avantages pris en charge par l’employeur et un contrôle régulier des pratiques.

 

Clement RAINGEARD

Co-Gerant – Avocat Associé